Produktif Tanpa Sibuk by Reza Gunawan.

Produktif Tanpa Sibuk

Apr 19th, 2009 by Reza Gunawan

Siaran BFC @ 90.4 Cosmopolitan FM - 14 April 2009
Siaran Pagi Jakarta @ OChannel - 20 April 2009

Kata banyak orang, “Kalau mau sukses, harus produktif,” dan “kalau mau produktif, harus kerja keras.”

Kerja keras hampir selalu identik dengan kesibukan yang super padat, telepon genggam yang selalu berdering setiap saat, dan mengerjakan setumpuk dokumen yang tak kunjung selesai. Benarkah demikian?

Saya melihat bahwa ada perbedaan antara SIBUK dengan PRODUKTIF. Seseorang yang sibuk biasanya dianggap sebagai pekerja yang produktif. Padahal, kalau kita jeli melihat, seseorang bisa saja sangat sibuk, namun tidak produktif. Di mana bedanya?

Bagi saya, PRODUKTIF adalah ketika kita mengerjakan sesuatu yang menciptakan nilai (value). Nilai di sini bisa berupa manfaat, uang, makna, dan hasil positif lainnya. Sementara SIBUK akan selalu menghabiskan waktu, tenaga, dan upaya, namun tidak selalu menciptakan nilai, makna, manfaat, ataupun uang.

3 Sumber Daya Yang Tidak Sama Dihargai

Kita sebenarnya punya 3 sumber daya yang berharga untuk menunjang hidup kita: (1) uang, (2) waktu luang, dan (3) kebebasan.

Saat ini kita cenderung hidup dalam masa di mana uang dianggap sebagai sumber daya yang paling utama dan paling diperhatikan sebagai pusat motivasi untuk kita bekerja. Pada saat yang sama, kita cenderung tidak menghargai waktu luang dan kebebasan dengan nilai yang sama utamanya dengan uang. Ketika seseorang meminta waktu kita, misalnya, tentu kita jauh lebih mudah mengabulkan permintaan tersebut dibanding seandainya seseorang meminta uang kita.

Kalau kita memulai kesadaran tentang berharganya ketiga sumber daya ini, maka kita bisa juga merintis pola hidup dan bekerja yang baru. Dan, lebih menyenangkan.

Saya menyebutnya sebagai: PRODUKTIF tanpa SIBUK.

Sistem Produktivitas Pribadi

Tony Buzan, seorang pakar tentang otak, kecerdasan, dan kreativitas, pernah mengajukan pertanyaan yang menarik, yang cukup menggugah saya untuk meragukan efektivitas pendidikan formal: “Seandainya Anda adalah seorang Dewa Pendidikan, yang berkuasa atas bagaimana sekolah-sekolah menyusun kurikulumnya. Mana yang akan diajarkan terlebih dahulu? A. Berbagai pelajaran sekolah yang penting bagi kehidupan, seperti matematika, ekonomi, dll, atau B. Bagaimana cara belajar dan menggunakan otak kita agar mampu menyerap berbagai proses belajar?”

Bagi saya secara logis, jawaban yang benar adalah B dahulu baru A. Namun Tony Buzan juga bilang bahwa sebagian besar kurikulum pendidikan formal di dunia, tidak terlebih dahulu mengajarkan cara menggunakan perangkat keras (hardware) utama kita yaitu otak, malah cenderung langsung memberikan berbagai pelajaran, dari mulai yang bersifat hafalan hingga yang menggunakan logika.

Saya setuju dengan pendekatan bahwa kita perlu belajar bagaimana cara belajar dahulu, sebelum kita belajar tentang berbagai mata pelajaran.

Demikian pula dalam bekerja, bila yang dituju adalah efektivitas, efisiensi dan produktivitas, maka penting untuk mempelajari dahulu bagaimana cara dan sistem bekerja yang baik, sebelum mempelajari bidang pekerjaan kita sesuai deskripsi kerjanya. Untuk itu, saya pun lantas mengumpulkan berbagai tips dan pengalaman dari berbagai pakar produktivitas, dan saya bereksperimen dengan berbagai sistem bekerja.

Terus terang, sebagian metode terasa terlalu rumit. Saya suka sistem yang sederhana tapi ampuh. Dan dari pengalaman tersebut, berikut saya sajikan beberapa hal yang saya praktekkan, dan mampu melesatkan produktivitas saya. Tanpa saya menjadi super sibuk.

Keampuhan Tulis Tangan

Di tengah era serba teknologi ini, saya mengalami bahwa ternyata kembali memanfaatkan menulis tangan membantu saya untuk memisahkan berbagai distraksi elektronik, dan justru bisa memfokuskan energi dan perhatian lebih baik.

Sebutlah sistem ini sebagai “sistem pena dan notes”. Bilamana Anda akan menggunakan sistem ini, pena dan notes tersebut akan digunakan untuk 3 buah kegiatan:

1. Menangkap Ide

Bawalah pena dan notes ini kemana pun Anda pergi, setiap saat. Berbagai ide cemerlang serta bermacam hal penting yang sering terlupakan, biasanya muncul di pikiran secara tak terduga, sekilas, dan sepintas. Dengan ini, Anda bisa menangkapnya dengan segera dan tidak harus mengandalkan otak untuk mengingat-ingatnya kembali.

2. Membuat Daftar Tugas - Lengkap

Segera ketika tiba di rumah/kantor, pindahkan berbagai tugas dan ide yang perlu Anda tindaklanjuti ke sebuah daftar besar, katakanlah namanya “Daftar Tugas - Lengkap”. PERINGATAN: jangan sekali-kali bekerja langsung berdasarkan daftar ini kalau Anda tidak ingin terjebak jadi “Produktif Super Sibuk”.

3. Membuat Daftar Tugas - Harian

Setiap hari, tuliskan TUGAS TERPENTING hari ini. Cukup 1-3 tugas saja yang Anda ambil dari Daftar Tugas - Lengkap. Daftar baru yang berisi 3 TT (Tugas Terpenting) ini kita sebut “Daftar Tugas - Harian”. Bagaimana menentukan mana 1-3 Tugas Terpenting? Pilih berdasarkan mana yang paling mempengaruhi produktivitas, kepuasan hati, dan kebahagiaan Anda secara signifikan. Bila dalam satu hari Anda berhasil menyelesaikan 1-3 tugas ini, tentu waktu luang sisanya bisa Anda gunakan untuk menikmati hidup, atau melanjutkan tugas terpenting selanjutnya yang ada dalam Daftar Tugas - Lengkap.

Penting vs. Tidak Penting

• Dahulukan di Awal Hari - Setiap hari, dahulukan awal hari Anda untuk mengerjakan 1-3 Tugas Terpenting yang ada di dalam Daftar Tugas - Harian Anda. Sisihkan waktu 30 menit hingga 2 jam di awal hari, untuk menyelesaikan ini terlebih dahulu sebelum melakukan yang lain.
• Distraksi - Matikan berbagai pengalih perhatian. Salah satu tip paling produktif bagi saya adalah: putuskan sambungan Anda ke internet bila sedang bekerja. Hanya sambungkan diri bila memang sedang perlu memakainya. Percayalah, godaan terlalu kuat dari bawah sadar akan menyebabkan kebocoran efisiensi yang luar biasa. Matikan dahulu internet, e-mail, facebook, chat, browser, dan koneksi Blackberry Anda saat mengerjakan Daftar Tugas - Harian.
• Meeting - Sebisa mungkin, hindari rapat dan pertemuan yang tidak perlu. Begitu banyak waktu terbuang dalam berbagai rapat yang tidak produktif. Bila mungkin, koordinasikan pekerjaan Anda via e-mail dan telepon. Bila harus meeting, sebelumnya agenda rapat sudah harus diterima semua pihak, dan pastikan ada rencana tindak lanjut yang jelas bagi setiap pihak.
• Delegasi - lihat kembali Daftar Tugas - Lengkap Anda, dan delegasikan berbagai hal yang bisa dipercayai kepada orang lain agar Anda lebih mampu mengelola waktu dan energi Anda.
• Otomatisasi - gunakan voicemail, website, blog untuk menampilkan informasi yang cenderung berulang dalam profesi Anda. Sebagai contoh, saya tidak pernah lagi memberikan penjelasan tentang terapi Penyembuhan Holistik serta bagaimana caranya membuat janji terapi, karena semua informasi serta prosedur pendaftaran pasien/klien sudah lengkap tersedia di website. Mudah, kan? Coba pikirkan ide yang serupa dalam profesi Anda masing-masing

Menyeimbangkan Kerja & Bermain

• Mencontreng - setiap tugas yang Anda selesaikan dalam daftar, langsung bubuhkan tanda contreng di sebelahnya. Ini akan memperkuat rasa produktif dalam diri sepanjang hari, dan juga di akhir hari ketika Anda mengingat kembali hari Anda.
• Formula 30/10 - ini sangat berguna bagi saya pribadi. Saya setel timer di komputer saya sehingga saya bekerja dengan fokus penuh selama 30 menit, setelah itu saya berikan diri saya hadiah 10 menit (untuk bermain internet, browsing, cek email, meditasi, baca buku, dll).
• Waktu Khusus - Anda tidak selalu harus terhubung ke internet 24 jam, kan? Memang bagi kita yang memang hobi, itu adalah ide yang menyenangkan. Namun itu jugalah salah satu sumber kebocoran produktivitas. Anda bisa jadwalkan waktu-waktu tertentu sepanjang hari di mana Anda memang berkutat dengan e-mail, YM, facebook, browser, dll.
• Kosongkan Inbox dan Istirahatkan Pikiran - Demi kesehatan mental dan komputer Anda, setiap saat kosongkan inbox e-mail Anda dengan folder terpisah antara (1) Hapus, (2) Langsung Reply, (3) Arsip, dan (4) Follow Up. Demi kesehatan lahir batin Anda, luangkan waktu untuk melatih 7 jenis meditasi di tempat kerja yang sudah kita bahas sebelumnya di sini agar Anda merawat energi dan keselarasan diri untuk tetap kreatif dan produktif.

Pengaruh Kepribadian dan Kebiasaan

Dalam kehidupan, kita menemukan berbagai pola perilaku kerja yang dekat sekali dengan kepribadian manusia yang bersangkutan.

Mereka yang hidup serba terencana, detail, dan menulis segalanya, biasanya sangat produktif, tetapi juga sangat sibuk. Di satu sisi mereka menghasilkan banyak uang, tetapi di sisi lain sangat kekurangan waktu luang dan kebebasan.

Mereka yang hidup serba mengalir, tanpa rencana, dan tak menulis tugas terpentingnya, biasanya sangat menikmati hidup. Mereka tidak sibuk karena punya banyak waktu luang dan kebebasan, tetapi tidak jarang menjadi kurang produktif dalam menciptakan nilai, nafkah, dan makna hidup.

Bagi saya pribadi, sistem ini memberikan keseimbangan antara kebutuhan saya untuk menghasilkan uang, waktu luang, dan kebebasan. Sistem yang tetap produktif, tanpa harus jadi super sibuk.

Tentunya saran-saran di sini tidak selalu sesuai dengan setiap profesi dan bidang pekerjaan. Saya bukan penganut perubahan besar dan ekstrem. Bagaimana kalau Anda memulai dulu dengan satu ide yang menarik bagi Anda, dan dengan setia menggunakannya selama satu bulan, lalu menambah satu ide lagi di bulan berikutnya?

Semua ini bisa Anda aplikasikan tentu bila Anda punya semangat yang mendasari profesi dan pekerjaan Anda. Menemukan cinta terhadap pekerjaan Anda adalah bahan bakar yang esensial untuk bergerak menuju “Produktif tanpa Sibuk”.

Menghargai Produktivitas, Bukan Kesibukan

Saya teringat bagaimana di masyarakat, produktivitas dan kesuksesan seseorang sering sekali dinilai berdasarkan seberapa sibuk dia bekerja.

Saya mendambakan, demi kewarasan dan kesehatan kita bersama, kita bisa melonggarkan apresiasi berlebih terhadap kesibukan dan mulai lebih memperhatikan produktivitas serta keselarasan hidup.

Maukah Anda membantu saya merintis kesadaran ini, cukup dengan memulainya pada kehidupan Anda sendiri?

Selamat berlatih!

Terimakasih telah menikmati tulisan ini. Bila Anda menyukainya, silakan berbagi dengan para sahabat & keluarga Anda, dengan menyebutkan sumbernya di rezagunawan.com. Anda pun bisa langsung mengetahui berita terbaru tentang tulisan & kegiatan pelatihan dengan mengikuti saya di Twitter.

Posted in BFC - Cosmopolitan FM, Pagi Jakarta - OChannel